Règlements généraux

Adoptés par le Conseil d’Administration le 14 décembre 2018.

Ratifiés par l’Assemblée générale le 25 avril 2019.

 

Chapitre premier : Dispositions générales 

1.1 Dénomination sociale : La dénomination sociale de l’association est : « Les Anciens et les Anciennes du Collège de Montréal » (AACDM). 

1.2 Siège social : Le siège social des AACDM est établi en la Ville de Montréal au Collège de Montréal tel que déterminé par le Conseil d’administration.

1.3 Objets des AACDM : De façon générale et sans limiter les objets prévus aux Lettres patentes constituant en association à but non lucratif « Les Anciens et les Anciennes du Collège de Montréal » les objets poursuivis par les membres sont de : - Contracter et perpétuer des liens d’amitié. - Se prêter mutuelle assistance. - Entretenir le sentiment d’appartenance au Collège. - Contribuer à l’accomplissement de la mission éducative du Collège. 

1.4 Exercice financier et rapport annuel : L’exercice financier des AACDM prend fin le trente et un (31) décembre de chaque année et un rapport annuel est soumis aux membres des AACDM lors de l’assemblée générale. 

 

Chapitre deuxième : Membres 

2. L'association des AACDM comprend des membres de droit, des membres associés et des membres d’office ainsi que toute catégorie de membres que le Conseil d’administration peut déterminer. 

2.1 Membres de droit : Toute personne ayant complété sa rhétorique, son secondaire V ou au moins deux années (2) au Collège en qualité d’élève est membre de droit des AACDM. Les membres de droit ont le droit d’assister aux assemblées générales annuelles et extraordinaires. Ils ont le droit de vote lors des assemblées générales et extraordinaires et sont éligibles comme administrateurs et officiers des AACDM.

2.2 Membres associés : Le Conseil d’administration peut, par résolution, nommer comme membre associé toute personne manifestant son intérêt pour le Collège de Montréal, notamment le personnel passé et actuel du Collège de Montréal. Toute personne intéressée à devenir membre associé peut soumettre son intérêt au Conseil d’administration ou à un de ses membres par écrit ou verbalement. Les membres associés ont le droit d’assister aux assemblées générales annuelles et extraordinaires des membres. Ils ont le droit de vote lors des assemblées générales et extraordinaires.

2.3 Membres honoraires : Le Conseil d’administration peut, par résolution, nommer toute personne comme membre honoraire des AACDM. Les membres honoraires ont le droit d’assister aux assemblées générales annuelles et extraordinaires des membres. Les membres honoraires ont le droit de vote lors des assemblées générales et extraordinaires et sont éligibles comme administrateurs et officiers des AACDM.

2.4 Membres d’office : Sont membres d’office le président sortant des Anciens et des Anciennes du Collège de Montréal, le président de la Fondation du Collège de Montréal ou son représentant, le président de la Corporation du Collège de Montréal et le directeur général du Collège de Montréal ou leur représentant. Les membres d’office ont le droit d’assister aux assemblées générales annuelles et extraordinaires des membres. Ils ont le droit de vote lors des assemblées générales et extraordinaires. 

2.5 Destitution : Le Conseil d’administration peut, par résolution, destituer tout membre des AACDM qui ne respecte pas les règlements, l’esprit ou l’objet des AACDM. Le Conseil d’administration peut déterminer les conditions de sa réadmission. Avant de procéder à la destitution d’un membre, le Conseil d’administration doit donner à ce membre l’occasion d’être entendu.

 

Chapitre troisième : Assemblée générale

3.1 Assemblée générale annuelle : Cette assemblée a lieu à la date, au lieu et à l’heure fixée par le Conseil d’administration. L’assemblée générale annuelle des membres doit avoir lieu au plus tard dans les 120 jours qui suivent la date de la fin de l’exercice financier annuel. Le secrétaire transmet par moyen électronique un avis de convocation écrit aux membres inscrits sur la liste au moins quinze (15) jours consécutifs avant la date de ladite assemblée.  

3.2 Assemblée générale et extraordinaire : Le président ou le Conseil d’administration par résolution peuvent convoquer une assemblée générale extraordinaire des membres. Quinze (15) membres de droit ou plus peuvent convoquer une assemblée générale extraordinaire des membres en produisant au secrétaire une demande écrite signée par ces dix membres ou plus. Le secrétaire est alors tenu de convoquer cette assemblée. Il doit donner un avis d’au moins quinze (15) jours aux membres avant la date fixée pour cette assemblée. L’avis de convocation doit énoncer la ou les questions à débattre.   

3.3 Quorum : Les membres présents à l’assemblée générale, dont trois membres du Conseil d’administration, forment quorum.  

3.4 Vote : Toute décision est prise à la majorité simple des membres présents ayant droit de vote. Dans le cas d’égalité des voix, le président de l’assemblée a un vote prépondérant. L’élection des administrateurs et toute décision se prendront à main levée. Toutefois, sur demande de deux (2) membres, le vote se tiendra par scrutin secret.

3.5 Présidence de l’assemblée : Le président des AACDM, ou en son absence, un des vice-présidents ou, en leur absence, un membre choisi de l’Exécutif, dirige les délibérations des assemblées générales.  

 

Chapitre quatrième: Conseil d’administration 

4.1 Composition : Les affaires des AACDM sont administrées par un Conseil d’administration composé de neuf (9) membres en plus des membres d’office.

4.2 Cens d’éligibilité : L’élection des administrateurs se fait lors de l’assemblée générale des membres par une majorité des votes donnés à l’assemblée à laquelle l’élection est tenue. Un poste non comblé lors de l’assemblée générale pourra être pourvu ultérieurement par résolution du Conseil d’administration pour une durée n’excédant pas la date de la prochaine assemblée générale annuelle. Tous les membres en règle des AACDM peuvent occuper un poste d’administrateur. Un administrateur sortant de charge est rééligible. Nul ne peut être élu ou nommé administrateur des AACDM s’il est ou devient un employé rémunéré de l’Association. Nul administrateur des AACDM ne sera rémunéré pour sa charge.  

4.3 Durée des fonctions : Tout administrateur ou membre de l’Exécutif entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il est élu. Il demeure en fonction jusqu’à l’assemblée générale annuelle correspondant à la fin de son mandat ou jusqu’à ce que son successeur soit élu à moins que dans l’intervalle il ne se soit retiré ou destitué en conformité avec les dispositions du présent règlement. Toute vacance survenue au Conseil d’administration, pour quelque cause que ce soit, est comblée par les administrateurs demeurant en fonction par résolution, pour le reste non expiré du terme pour lequel l’administrateur provoquant la vacance avait été élu.  

4.4 Administrateur retiré ou démis : Cesse de faire partie du Conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur :      

     4.4.1    qui présente par écrit sa démission au Conseil d’administration.  

     4.4.2    qui est destitué de ses fonctions par résolution des administrateurs. Avant de procéder à démettre un de ses membres, le Conseil  d’administration doit donner à ce membre

     l’occasion d’être entendu.  

4.5 Assemblée et avis : Des assemblées régulières du Conseil d’administration doivent se tenir au moins trois fois par année avec convocation, ou selon les besoins, à l’endroit et au moment que déterminera le Conseil d’administration. Toutefois, un avis doit être transmis à chaque administrateur au moins soixante-douze (72) heures avant l’heure de chaque assemblée.

4.6 Quorum : Le quorum des assemblées du Conseil d’administration est de cinq (5) administrateurs présents, incluant un membre de l’exécutif.  

4.7 Vote : Toutes les décisions se prendront à main levée. Toutefois, sur demande d’un (1) administrateur, le vote se tiendra par scrutin secret. Dans le cas d’égalité des voix, le président de l’assemblée a un vote prépondérant.

 

Chapitre cinquième : Les officiers 

5.1 Désignation : Les officiers des AACDM élus par et parmi les membres du Conseil d’administration sont le président, les deux vice-présidents, le secrétaire et le trésorier. Ils forment ensemble le comité exécutif. Immédiatement après l’assemblée générale annuelle des membres, on devra tenir, sans qu’il soit nécessaire d’en donner avis, une assemblée du nouveau Conseil d’administration, pourvu qu’il y ait quorum, aux fins d’élire les officiers des AACDM et de traiter de toute autre affaire qui peut être mise à l’ordre du jour.

5.2 Pouvoirs et devoirs des dirigeants : Les officiers des AACDM exercent les pouvoirs et mandats et remplissent les fonctions, en plus de celles stipulées dans le présent règlement que le Conseil d’administration détermine.  

      5.2.1     Président : Le président préside toutes les assemblées générales et extraordinaires, les assemblées du Conseil d’administration et les assemblées de l’exécutif.

      5.2.2     Vice-présidents (2) : Les vice-présidents exercent les fonctions du président en l’absence ou en l’incapacité d’agir de ce dernier.      

      5.2.3     Secrétaire : Le secrétaire rédige les procès-verbaux des assemblées du Conseil d’administration et des assemblées générales annuelles et extraordinaires, à moins que

      ce rôle ne soit dévolu à une autre personne.    

      5.2.4    Trésorier : Il est responsable des finances des AACDM. Il prépare les états financiers périodiques et annuels.

5.3  Vacance : Si le poste de l’un des officiers de l’Association devient vacant, par suite de décès, de démission ou de toute autre cause, le Conseil d’administration par résolution peut élire un de ses membres pour remplir cette vacance. Cet officier reste en fonction pour la durée non écoulée du terme d’office de l’officier ainsi remplacé.

5.4 Cens d’éligibilité : Le président avant d’être élu, doit avoir siégé au moins un an comme administrateur sauf par résolution à l’effet contraire du Conseil d’administration.

   

Chapitre sixième : Comités 

6.1 Comités : Les AACDM peuvent créer des comités par résolution du Conseil d’administration. Chaque comité est présidé par un administrateur. Avant chaque assemblée générale annuelle des membres de l’Association, chaque comité soumet un rapport au Conseil d’administration, donnant un résumé sommaire du travail de tel comité au cours dudit exercice financier.

 

 Chapitre septième : Dispositions diverses 

7.1 Livres et comptabilité : Le Conseil d’administration fait tenir par le trésorier des AACDM ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel sont inscrits tous les fonds reçus et déboursés par les AACDM, tous les biens détenus par les AACDM, toutes les dettes ou obligations, de même que toutes autres transactions financières des AACDM. Ce livre ou ces livres sont tenus au siège social des AACDM et, en temps utile, pourront être consultés par les administrateurs.

7.2 États financiers : Les états financiers annuels des AACDM sont dressés par le trésorier, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier. Le Conseil d’administration se satisfait des comptes et approuve ces états financiers par résolution. 

7.3 Affaires bancaires : Le Conseil d’administration peut par résolution autoriser un seul officier parmi les membres de l’exécutif à signer valablement un chèque pour un montant peu élevé qu’il détermine. 

7.4 Contrats : Les contrats et autres documents requérant la signature des AACDM sont au préalable approuvés par le Conseil d’administration et, sur telle approbation, sont signés par le président ou l’un des vice-présidents et par le secrétaire ou le trésorier ou par toute personne désignée par résolution du Conseil d’administration.

7.5 Indemnisation : Tout administrateur ou officier (ses héritiers ou ayant droit) sera tenu, au besoin et à toute époque à même les fonds de l’Association, ou d’une police d’assurance en vigueur, indemne et couvert :  

       7.5.1    de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur ou officier supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée

      contre lui à l’égard ou en raison d’actes, faits ou chose accomplis ou permis par lui dans l’exercice ou pour l’exécution de ses fonctions :    

       7.5.2    de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours et à l’occasion des affaires autorisées des AACDM ou relativement à ces affaires, excepté ceux

       qui résultent de sa grossière négligence ou de son omission volontaire.

7.6 Amendements : Tout changement ou amendement aux règlements généraux peut être fait à toute assemblée générale par un vote des deux tiers des membres présents et ayant droit de vote à telle assemblée, mais seulement après qu’une copie dudit changement ou amendement proposé ait été soumise et approuvé par le Conseil d’administration au moins quinze (15) jours avant ladite assemblée.  

 

Chapitre huitième : Dissolution

8.1 La dissolution des AACDM entraîne la transmission de son avoir net au Collège de Montréal. Advenant l’impossibilité de transmettre l’avoir net des AACDM au Collège de Montréal, l’avoir net devra alors être transmis à la Fondation du Collège de Montréal. Le cas échéant, le Conseil d’administration devra décider par voie de résolution à 75 % des membres du Conseil d’administration de la disposition des avoirs des AACDM.

 

Chapitre neuvième : Entrée en vigueur

9.1 Les présents règlements généraux sont en vigueur depuis leur ratification par l’assemblée générale des membres spécialement convoqués à cet effet le 25 avril 2019.