Légal

Politique de confidentialité


Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour but de vous informer de nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de traitement, de divulgation, de conservation et de destruction de vos renseignements personnels.

Dans le cadre de nos opérations, nous collectons, utilisons et traitons certains renseignements personnels aux fins de réaliser nos prestations de services. C’est pourquoi les questions relatives à la confidentialité et à la vie privée sont au cœur de nos préoccupations.

Ultimement, en nous communiquant vos renseignements personnels, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est prévu dans la présente Politique, et vous autorisez notre organisation et nos fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

N.B. : Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, vous êtes prié de ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès de votre titulaire de l’autorité parentale ou de votre tuteur.

1. Qui sommes-nous ?

Les Anciens et des Anciennes du Collège de Montréal (« AACDM ») est une organisation sans but lucratif.

Sa mission est de maintenir les liens entre ses membres, de favoriser l’assistance mutuelle, de maintenir un sentiment d’appartenance au Collège de Montréal et de soutenir sa mission éducative. Ce faisant, l’AACDM est appelée périodiquement à organiser des activités.

Conséquemment, l’AACDM est directement responsable du traitement des renseignements personnels dont elle dispose, le tout conformément à la législation en vigueur.

2. Quels renseignements personnels collectons-nous?

Nous pouvons collecter et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de la réalisation de nos services et activités, notamment les suivants :

  • Les coordonnées de nos administrateurs, employés, bénévoles et membres, soit les prénoms et noms, l’adresse postale, le courriel et les numéros de téléphone;

  • Les années de conventum (si applicable);

  • Les renseignements liés au recrutement d’administrateurs, d’employés ou bénévoles tels que les curriculums vitae et d’autres renseignements pertinents;

  • Les photos des conventums ainsi que celles pouvant être prises lors d’événements organisés par l’AACDM;

  • Les données contenues dans les albums de finissants de nos conventums.

3. Comment collectons-nous vos renseignements personnels ?

Nous collectons vos renseignements personnels de plusieurs façons :

4. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels seront utilisés conformément au consentement que vous aurez donné et conformément à la législation applicable à la protection des renseignements personnels.

Nous pouvons donc utiliser vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes et ce, conformément au cadre défini ci-dessus :

  • Afin de vous fournir nos services (mettre à jour le site web ainsi que les données de nos membres, répondre à vos requêtes, coordonner la tenue d’activités de retrouvailles, vous mettre en rapport avec un autre membre, etc.);
  • Pour vous contacter dans le cadre de nos opérations courantes si vous occupez ou postulez un poste d’administrateur, employé, bénévole ou autre;
  • Pour faire auprès de vous la promotion d’activités de retrouvailles;
  • Pour vous transmettre notre infolettre (vous pouvez vous désabonner en tout temps);
  • Pour répondre à des demandes de renseignements (courriel, téléphone ou autre);
  • Afin de satisfaire et de nous conformer aux obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques. 

5. Avec qui partageons-nous des renseignements personnels?

Nous pouvons partager ou donner accès à vos renseignements personnels (en plus de nos administrateurs, employés, et bénévoles, le cas échéant) avec certains tiers, notamment les suivants :

  • Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires qui nous fournissent des services de sites Web, de soutien administratif, d’entretien et d’autres services;

Comme ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent, nous limitons les partages ou accès aux renseignements personnels à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions. À cet effet, nous exigeons que ces fournisseurs s’engagent par contrat ou par le biais d’ententes de confidentialité à prendre toutes mesures raisonnables et conformes à la loi pour assurer la confidentialité et la protection de ces renseignements personnels;

  • Des organismes gouvernementaux, réglementaires ou d’application de la loi lorsque nous sommes tenus de communiquer ces renseignements ou si croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables;

6. Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?

Nous conserverons vos renseignements personnels pour l’accomplissement des finalités pour lesquelles ces renseignements personnels nous ont été communiqués et pour toutes fins connexes autorisées.

Nous cesserons donc d’utiliser vos renseignements personnels dès que les finalités en question auront été accomplies ou dès que vous retirerez votre consentement à cet égard. 

7. Où conservons-nous les renseignements personnels et transferts internationaux?

Nos traitements des renseignements personnels ne visent que les personnes établies au Québec.  Vos renseignements personnels sont donc conservés sur nos serveurs et / ou sur ceux de notre fournisseur de services TI situé au Québec.

8. Comment protégeons-nous les renseignements personnels?

Nous reconnaissons que la sécurité de l’information fait partie intégrante de la confidentialité des renseignements personnels. C’est pourquoi, nous mettons en œuvre les bonnes pratiques pour voir à la protection des renseignements personnels conformément à la législation applicable.

À cet effet, nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques, organisationnelles et légales raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre toute consultation, utilisation, modification, divulgation et/ou destruction non autorisée et non conforme à la législation en vigueur.

Pour ce qui concerne l’accès aux albums de finissants, ceux-ci sont protégés par un mot de passe qu’octroie l’AACDM après s’être assurée de l’identité du membre. Par ailleurs, seuls les membres d’un conventum donné auront accès à leur album de fin d’année et nulle autre personne. Bien entendu, les membres qui y auront accès devront d’abord s’engager à respecter les conditions d’utilisation bien précises du site web. Il est impératif de noter que l’accès aux données (textes, photos, etc.) qui se trouvent dans les albums de finissants sont réservées à des fins personnelles, privées et légitimes uniquement et à nulle autre fin.

Tous les membres de l’AACDM et les tiers fournisseurs dont nous pouvons retenir les services et qui traitent des renseignements personnels pour notre compte sont aussi tenus par contrat de respecter la confidentialité des renseignements personnels.

9. Quels droits une personne détient-elle à l’égard de ses renseignements personnels?

9.1 Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour avoir accès à vos renseignements personnels, pour demander une rectification de vos renseignements personnels ou pour retirer votre consentement à la communication ou l’utilisation de vos renseignements personnels, vous devez adresser une demande écrite à notre Responsable de la protection des renseignements personnels (les coordonnées se trouvent à la fin de la présente Politique).

La demande de rectification devra être particulièrement précise et vous identifier correctement pour nous permettre de corriger ou de compléter adéquatement les renseignements personnels jugés inexacts ou incomplets. Le cas échéant, une telle demande de retrait du consentement pourrait entrainer la fin des services que procure notre organisation à la personne concernée.

9.2 Traitement des demandes

L’AACDM répondra normalement aux demandes d’accès, de rectification ou de retrait du consentement dans un délai de 30 jours et ce conformément aux délais prescrits par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Toute l’aide nécessaire sera raisonnablement fournie aux personnes concernées qui veulent avoir accès à leurs renseignements personnels ou les rectifier, y compris pour ce qui est de clarifier ce qu’elles recherchent exactement.

Selon la quantité de renseignements demandés dans le cadre d’une demande d’accès, des frais nominaux pourraient être raisonnablement exigés pour couvrir les coûts engendrés par le fait de répondre à la demande.

Pour le cas où nous devons refuser à une personne l’accès à ses renseignements personnels pour des raisons juridiques, réglementaires ou d’autre nature, une notification écrite sera fournie.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec nous » ci-dessous.

9.3 Vos recours devant la Commission d’Accès à l’Information

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont l’AACDM a traité votre demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels, notamment en cas d’absence de réponse ou de réponse insatisfaisante, vous pourrez saisir la Commission d’Accès à l’Information d’une demande d’examen de mésentente. Pour en savoir plus, veuillez consulter le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/protection-renseignements-personnels/citoyens-protection-renseignements-personnels/recours-devant-commission

10. Comment utilisons-nous les témoins de connexion ?

Lorsque vous utilisez notre site Web (https://aacdm.ca/), nous n’utilisons aucun « témoin de connexion » sur votre ordinateur. Les témoins sont de petits fichiers de données créés par votre navigateur web et placés sur votre ordinateur. Conséquemment, nous ne collectons aucun renseignement personnel par ce moyen.  

11. Comment communiquer avec nous?

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, ou encore pour exercer vos droits, veuillez, communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel ou par la poste aux coordonnées suivantes :

Par courriel : rprp@aacdm.org

Par la poste :       

A/s Mme Lynda Brault

Responsable de la protection des renseignements personnels

Anciens et des Anciennes du Collège de Montréal

1931, rue Sherbrooke Ouest

Montréal (Québec) H3H 1E3  

12.  Comment mettons-nous à jour la présente Politique de confidentialité?

Nous pouvons modifier le contenu de notre site Web sans préavis et, par conséquent, la présente Politique de confidentialité pourrait être modifiée à tout moment.

Nous vous invitons donc à les consulter de manière régulière afin de demeurer informé.e de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

 

Dernière mise à jour : le 19 juin 2024